Путевой лист автомобиля - документ первичного учета, обосновывающий произведенные расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ). В целом путевой лист необходим для подтверждения экономической обоснованности всех затрат, связанных с использованием автопарка. Это могут быть арендные платежи или амортизация машин и гаража, плата за стоянку, затраты на ремонт, зарплата водителей и т. д. При отсутствии или неправильном составлении путевых листов предпринимателю грозит штраф.
Путевые листы обязаны составлять организации и ИП, которые используют в своей деятельности автотранспорт, при этом не имеет значения собственный это автомобиль или арендованный.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
При работе на легковом автомобиле штатный водитель должен иметь следующие документы: водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение; регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковое используется; путевой лист (форме 3); товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз; при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.
Бланк путевого листа легкового автомобиля заполняется диспетчером или уполномоченным на это лицом по форме №3, где указывается: дата выдачи (число, месяц, год); код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.); марка, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер; фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания; время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику; время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора; наименование заказчика; количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
Правильное заполнение путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью.
Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.
Бланк путевого листа автомобиля выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных образцов путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.
